Gestützt auf das Öffentlichkeitsprinzip können Eltern, Lernende oder andere interessierte Personen ein formloses Ersuchen (per Telefon oder E-Mail) um Zugang zu allgemeinen Informationen stellen, die durch die Schule bearbeitet werden. Besondere Auskünfte, beispielsweise wenn vertiefte Abklärungen zur Freigabe notwendig sind, erfordern ein schriftliches Gesuch. Es besteht keine Identifikationspflicht und es müssen keine Interessen geltend gemacht werden. Beispielsweise kann jede Person Einsicht in die Unterrichtsmaterialien verlangen. Dies gilt auch für Informationen, die von beauftragten externen Stellen bearbeitet werden.
Nicht eingesehen werden können Dokumente, die von den Lehrpersonen ausschliesslich für den persönlichen Gebrauch erstellt wurden.

Ist ein solches Ersuchen eingegangen, prüft die zuständige Person, ob einer Bekanntgabe rechtliche Bestimmungen oder überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Rechtliche Bestimmungen können Geheimhaltungspflichten sein. Private Interessen stehen im Vordergrund, wenn die Dokumente Informationen über Personen enthalten, beispielsweise bei Sitzungsprotokollen oder Lernberichten. Will die Schule die Informationen nach dieser ersten Interessenabwägung zugänglich machen und sind solche Personendaten betroffen, muss sie den Betroffenen Gelegenheit zur Stellungnahme geben.
Wird der Zugang ganz oder teilweise verweigert oder aufgeschoben, erlässt die Schulleitung eine begründete Verfügung mit Rechtsmittelbelehrung.
Unter Umständen kann die Schule eine Gebühr verlangen, beispielsweise wenn die Bearbeitung des Gesuchs viel Aufwand verursacht. Die Tarife sind im Anhang zu § 35 IDV aufgeführt.

Mit diesem Musterbrief Zugang zu Informationen kann um Auskunft ersucht werden.

Sitzungsprotokolle
Ersuchen um Einsicht in Sitzungsprotokolle sind nach denselben Bestimmungen wie andere Informationszugangsersuchen zu beurteilen.
Das gesetzlich verankerte Sitzungsgeheimnis bedeutet nicht automatisch, dass auch die verfassten Sitzungsprotokolle geheim bleiben. Es ist im Einzelfall zu entscheiden, ob überwiegende öffentliche oder private Interessen einer Einsicht entgegenstehen.

§ 20 Abs. 1 IDG
§ 23 ff. IDG
§§ 7 ff. IDV
§ 35 IDV inklusive Anhang

Siehe unter Öffentlichkeitsprinzip.