Die Gemeinde gibt einer Privatperson im Einzelfall voraussetzungslos Name, Vorname, Adresse, Datum von Zu- und Wegzug einer Person aus dem Einwohnerregister bekannt. Erweiterte Personalien werden zusätzlich bekannt gegeben, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird.

Unter den Begriff «erweiterte Personalien» fallen Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand und Heimatort einer Person, aber auch der Zuzugs- und der Wegzugsort. Der Begriff des Wegzugsorts ist eng auszulegen, d.h. es ist nur der Ort im Sinne des Namens der politischen Gemeinde gemeint, nicht die Wegzugsadresse. Dies aus folgenden Gründen: Liegt der Wegzugsort ausserhalb des Kantons Zürich, kommt für die Gemeinde am neuen Ort ein anderes Datenschutzrecht zur Anwendung. Dieses Datenschutzrecht enthält unter Umständen Bestimmungen über die Datenbekanntgabe der Gemeinde, die von der zürcherischen Regelung abweichen. Gibt nun die Gemeinde die genaue Wegzugsadresse bekannt, kann diese Regelung unterlaufen werden und der Geltungsbereich des Datenschutzgesetzes des Kantons Zürich wird übermässig ausgedehnt. Handelt es sich beim Wegzugsort um eine andere Gemeinde im Kanton Zürich, steht der Schutz einer allfälligen Datensperre am neuen Ort im Vordergrund. Wird in einem solchen Fall die genaue Adresse und nicht bloss der Ort weitergegeben, besteht die Gefahr, dass eine am neuen Ort eingerichtete Datensperre unterlaufen wird.

Beim berechtigten Interesse kann es sich um ein wirtschaftliches, kulturelles, auf persönlichen Beziehungen gründendes oder anders geartetes tatsächliches Interesse handeln. Ein berechtigtes Interesse kann sich auch (muss aber nicht) auf einen rechtlichen Anspruch stützen. Eine Bekanntgabe von erweiterten Personalien ist ausgeschlossen, wenn dies rechtsmissbräuchlich (d.h. in Umgehung oder Verletzung einer Vorschrift) geschieht, sowie bei reiner Neugier. Ein berechtigtes Interesse wird angenommen, wenn die anfragende Person beabsichtigt, mit einem oder mehreren Einwohnerinnen und/oder Einwohnern aus einleuchtenden, nicht offensichtlich rechtsmissbräuchlichen Gründen in Beziehung zu treten. Diese Beziehung kann von geschäftlicher (Vertrag, Überprüfung der Angaben einer Person, die eine Kreditkarte beantragt hat), persönlicher (Freundschaft), kultureller (Vereine, Veranstaltungen) oder anderer Art sein. Beispielsweise kann ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht werden durch:

• Verlustscheine, für die Bekanntgabe des Wegzugsortes des Schuldners
• Gerichtsurteile, für die Bekanntgabe des Zivilstandes des Schuldners
• Geschäftskorrespondenz, für die Bekanntgabe von Geburtsdatum und Zivilstand von Vertragsparteien
• Briefe, für die Bekanntgabe des Wegzugsortes von persönlichen Bekannten
• Klassenlisten, für die Bekanntgabe des Wegzugsortes von ehemaligen Klassenkameraden

Ist ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht, muss geprüft werden, ob einer Bekanntgabe der erweiterten Personalien öffentliche oder private Interessen entgegenstehen (§ 23 IDG). Die Auskunft ist zu verweigern, wenn öffentliche oder private Interessen stärker wiegen als das glaubhaft gemachte Interesse an der Bekanntgabe.

Besteht bei einer Person eine Datensperre, gibt die Gemeinde an Private in der Regel keine Auskunft zu Name, Vorname, Adresse, Datum von Zu- und Wegzug oder den erweiterten Personendaten einer Person. Ausnahmen siehe unter Datensperre.

§ 18 MERG
§ 23 IDG