Die Schule darf ihre Papier- und elektronischen Akten solange aufbewahren, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgaben benötigt (laufende Ablage). Die darauf folgende Aufbewahrungsfrist wird von den Schulen gemäss IDG selbst festgelegt, es sei denn, es existieren spezialgesetzliche Regelungen (ruhende Ablage). Werden keine Fristen festgelegt, gilt die im Gesetz festgelegte maximale Frist von zehn Jahren. Wie diese Fristen aussehen können, ist vom Staatsarchiv im Musteraktenplan für Schulgemeinden dokumentiert. Das gleichnamige PDF-Dokument enthält Hinweise zum Musteraktenplan.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die für das Archiv bestimmten Akten aussortiert und archiviert werden. Die nicht ins Archiv überführten Akten sind zu vernichten. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Bestimmungen des Archivgesetzes und nicht mehr diejenigen des IDG.

Die Akten müssen während der Aufbewahrung und Archivierung durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen geschützt werden. Die Massnahmen richten sich nach dem Schutzbedarf. Je sensibler die Information, desto höher ist der Schutzbedarf. Akten, die besondere Personendaten beinhalten, beispielsweise solche der schulpsychologischen Dienste, sind unter Verschluss zu halten. Elektronische Akten sind durch sichere Passwörter zu schützen.

Aufbewahrungsfrist schulische Standortgespräche
Für Dokumente der schulischen Standortgespräche gilt beispielsweise, dass diese «nur so lange aufzubewahren sind, bis die sich aus dem Standortgespräch ergebende Massnahme abgeschlossen ist, spätestens jedoch bis zwei Jahre nach Abschluss des letzten Standortgesprächs; danach sind sie zu vernichten». Siehe dazu Merkblatt Umgang mit Schülerdaten des Volksschulamtes.

§ 5 Abs. 2 und 3 IDG
§ 7 IDG
§ 7 und 8 Archivgesetz

Siehe Merkblatt Informationsverwaltung
Siehe Aktenführung und Archivierung in Tagessonderschulen des Volksschulamtes und des Staatsarchivs

Siehe unter Informationssicherheit.