Die Mittel- respektive Berufsfachschule darf ihre Papier- und elektronischen Akten solange aufbewahren, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgaben benötigt (laufende Ablage). Die darauf folgende Aufbewahrungsfrist wird von den Schulen gemäss IDG selbst festgelegt, es sei denn, es existieren spezialgesetzliche Regelungen (ruhende Ablage). Werden keine Fristen festgelegt, gilt die im Gesetz statuierte maximale Frist von zehn Jahren. Wie diese Fristen aussehen, ist in den Musteraktenplänen des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes dokumentiert.

Im geschützten Bereich der Website des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes sind die folgenden Musteraktenpläne verfügbar:

• Musteraktenplan Mittelschule
• Musteraktenplan Berufsfachschule

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bieten die Mittel- und Berufsfachschulen ihre Akten dem Staatsarchiv an. Das Staatsarchiv entscheidet, welche Akten übernommen werden. Die nicht ins Staatsarchiv überführten Akten sind zu vernichten. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Bestimmungen des Archivgesetzes und nicht mehr die des IDG.

Die Akten müssen während der Aufbewahrung und Archivierung durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen geschützt werden. Die Massnahmen richten sich nach dem Schutzbedarf. Je sensitiver die Information, desto höher ist der Schutzbedarf. Akten, die besondere Personendaten beinhalten, beispielsweise solche über gesundheitliche Aspekte, sind unter Verschluss zu halten. Elektronische Akten sind durch sichere Passwörter zu schützen.

§ 5 Abs. 2 und 3 IDG
§ 7 IDG
§ 7 und 8 Archivgesetz
§ 4 c. MSG

Siehe unter Informationssicherheit.