Das öffentliche Organ verweigert die Bekanntgabe von Informationen ganz oder teilweise oder schiebt sie auf, wenn eine rechtliche Bestimmung oder ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse entgegensteht. Dies gilt für die Bekanntgabe an Private (§ 16 Abs. 1 und § 17 Abs. 1 IDG), die Amtshilfe unter Behörden (§ 16 Abs. 2 und § 17 Abs. 2 IDG), die Gewährung des Zugangs (§ 20 Abs. 1 IDG) oder den Zugang zu den eigenen Personendaten (§ 20 Abs. 2 IDG).

Eine rechtliche Bestimmung (Geheimhaltungsbestimmung) kann der betroffenen Person, die Zugang zu den eigenen Personendaten verlangt, nur entgegengehalten werden, wenn sie genau die Bekanntgabe der Information an die betroffene Person verbietet (wie z.B. Art. 18 des Bundesgesetzes vom 21. März 1997 über Massnahmen zur Wahrung der inneren Sicherheit [BWIS, SR 120]), nicht aber wenn die Geheimhaltung gerade zugunsten der betroffenen Person wirken soll (wie z.B. beim ärztlichen Berufsgeheimnis).

Ein öffentliches Interesse liegt insbesondere vor, wenn

• die Information Positionen in Vertragsverhandlungen betrifft,
• die Bekanntgabe der Information den Meinungsbildungsprozess des öffentlichen Organs beeinträchtigt,
• die Bekanntgabe der Information die Wirkung von Untersuchungs-, Sicherheits- oder Aufsichtsmassnahmen gefährdet,
• die Bekanntgabe der Information die Beziehungen unter den Gemeinden, zu einem anderen Kanton, zum Bund oder zum Ausland beeinträchtigt,
• die Bekanntgabe die zielkonforme Durchführung konkreter behördlicher Massnahmen beeinträchtigt.

Ein privates Interesse liegt insbesondere vor, wenn durch die Bekanntgabe der Information die Privatsphäre Dritter beeinträchtigt wird.

(§ 23 IDG)