Eignung für die Arbeit in Kinder- und Jugendheimen sicherstellen
Seit 2023 müssen Aufsichtsbehörden den Leumund aller Leiterinnen und Leiter sowie von anderen Mitarbeitenden von Kinder- und Jugendheimen, Kinderkrippen und Kinderhorten überprüfen. Dafür holen sie einen Behördenauszug 2 ein. Die Datenschutzbeauftragte klärte ab, welche Informationen an die Verantwortlichen der Institutionen abgegeben werden dürfen.
Der Behördenauszug 2 aus dem Strafregister-Informationssystem VOSTRA enthält mehr Informationen als der Privat- oder der Sonderprivatauszug. Zudem sind die Informationen und die Strafurteile länger ersichtlich als in regulären Auszügen. Die Pflegekinderverordnung (PAVO) verlangt diese Überprüfung aller Leiterinnen und Leiter sowie von anderen Mitarbeitenden von Kinder- und Jugendheimen, Kinderkrippen und Kinderhorten vor der Einstellung. Danach muss sie jährlich wiederholt werden.
Die Datenschutzbeauftragte überprüfte auf Anfrage den Umgang der Aufsichtsbehörde über die Kinder- und Jugendheime des Kantons mit den Informationen aus den Behördenauszügen. Dabei zeigte sich, dass die Behördenauszüge gelöscht werden, sobald sie eingesehen worden sind und die Anstellungsfähigkeit beurteilt wurde. Es wird keine detaillierte Auskunft über den Inhalt der Behördenauszüge erteilt.
Die Datenschutzbeauftragte merkte lediglich an, dass in der Dokumentation zu den Abklärungen zu prüfen ist, wann die Personendaten gelöscht, anonymisiert oder pseudonymisiert werden können. Dafür muss ein entsprechendes Löschkonzept erstellt werden.
Eine detaillierte Auskunft über den Inhalt der Behördenauszüge ist nicht erforderlich und deshalb nicht erlaubt.
Mehrere Gemeinden fragten die Datenschutzbeauftragte, wie sie mit den Informationen des Behördenauszugs 2 umgehen sollen. Gemeinden müssen als Aufsichtsbehörden über Kinderkrippen und Kinderhorte ebenfalls prüfen, ob die Leiterin oder der Leiter sowie die Mitarbeitenden von Kindertagesstätten (Kitas) einen Leumund für ihre Arbeit mit Kindern vorweisen können.
Die Datenschutzbeauftragte beriet die Gemeinden. Bei Einträgen, die dem Kindeswohl entgegenstehen, ist den Verantwortlichen mitzuteilen, dass für eine betroffene Person ein Anstellungshindernis besteht. Damit wird der Zweck der Abklärung erfüllt. Eine weitergehende Auskunft über den Inhalt der Behördenauszüge ist nicht erforderlich und deshalb nicht erlaubt.