Übermässige Datenbearbeitung
Das Handelsregisteramt stellt die Belege zu Handelsregistereinträgen seit 2012 im Internet zur Verfügung. Diese Bezugsmöglichkeit ist kostenlos, ohne Interessennachweis und von überall auf der Welt möglich. Mehrere Personen gelangten an die Datenschutzbeauftragte. Sie hatten festgestellt, dass die öffentlich zugänglichen Belege auch Informationen enthalten, die mit dem Handelsregistereintrag nichts zu tun hatten.
So waren beispielsweise Protokolle abrufbar, die nicht nur den Registereintrag belegten, sondern auch andere Beschlüsse enthielten. Sie stellten beim Handelsregisteramt Anträge, die nicht relevanten Inhalte der Belege zu schwärzen. Das Handelsregisteramt teilte ihnen mit, Belege dürften nachträglich nicht verändert werden.
Die Handelsregister sind öffentliche Register des Privatrechtsverkehrs und als solche zurzeit von der Anwendbarkeit der Datenschutzgesetze ausgenommen (Art. 2 Abs. 2 lit. d DSG). Das Handelsregisteramt ist ein öffentliches Organ des Kantons Zürich und untersteht, mit Ausnahme der Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit dem Handelsregister, dem kantonalen Datenschutzgesetz (§ 2 IDG). Die Aufsichtsbefugnisse der Datenschutzbeauftragten sind im Bereich des Registerrechts entsprechend eingeschränkt. Das Handelsregisteramt hat aber auch im Bereich des Handelsregisterrechts das verfassungsrechtliche Legalitätsprinzip und das Grundrecht der betroffenen Personen auf informationelle Selbstbestimmung zu achten.
Das Legalitätsprinzip bedeutet, dass öffentliche Organe nur auf einer rechtlichen Grundlage handeln dürfen. Ihr Handeln muss zudem verhältnismässig sein (Art. 5 BV). Öffentliche Organe dürfen also nur die Daten bearbeiten, die sich zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben eignen und dafür auch notwendig sind. Das Handelsregisteramt veröffentlichte in den vorliegenden Fällen mehr Informationen, als notwendig gewesen wären, um den Registereintrag zu belegen. Es bearbeitet dadurch mehr Personendaten, als geeignet und erforderlich sind. Diese Datenbearbeitung ist unverhältnismässig und rechtswidrig.
Das Handelsregisteramt veröffentlichte in den vorliegenden Fällen jedoch mehr Informationen, als notwendig gewesen wären, um den Registereintrag zu belegen.
Die Folgen einer rechtswidrigen Bearbeitung von Personendaten müssen korrigiert werden. Der Hinweis des Handelsregisteramts auf die Unabänderlichkeit der Belege kann sich nur auf die Teile eines Belegs beziehen, der eine Eintragung belegt. Alle anderen Teile sind vom Handelsregisterrecht nicht erfasst und sind durch das Handelsregisteramt zu schwärzen, wenn nötig auch nachträglich.
Mit Inkrafttreten des revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz im Herbst 2023 werden die Handelsregister nicht mehr vom Geltungsbereich des Datenschutzrechts ausgenommen sein. Die Datenschutzbeauftragte wird künftig die Aufsicht beim Handelsregisteramt ausüben. Sie wird kontrollieren, ob die Anforderungen des Datenschutzes im Bereich des Handelsregisters eingehalten werden.