Praktische Tipps für die Digitalisierung in der Verwaltung
Die Datenschutzbeauftragte führte in Zusammenarbeit mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) die 1. Zürcher Datenschutztagung durch. Die teilnehmenden Mitarbeitenden öffentlicher Organe bekamen konkrete Handlungsanleitungen für eine erfolgreiche datenschutzkonforme Digitalisierung in Kantons- und Gemeindeverwaltungen sowie Schulen.
Über die Digitalisierung in öffentlichen Organen wurde schon viel diskutiert. Oft wurde der Mangel an Digitalisierung kritisiert. Selten bekamen die verantwortlichen Mitarbeitenden konkrete und praktische Handlungsanleitungen und Tipps, wie sie vorgehen sollen. Mit der Zürcher Datenschutztagung wollen die Datenschutzbeauftragte und die ZHAW diesen Mangel beheben.
In der ersten Durchführung im September 2022 konnten die 74 Teilnehmenden von drei Referaten profitieren. Der stellvertretende Beauftragte für Information und Datenschutz des Kantons Solothurn, Julian Powell, verschaffte einen Überblick der besonderen Herausforderungen, die die Digitalisierung an die Verwaltung stellt. Die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich Dominika Blonski zeigte die Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Digitalisierung auf. Nadja Braun Binder, Professorin für öffentliches Recht an der Universität Basel, stellte die Möglichkeiten des Einsatzes Künstlicher Intelligenz in öffentlichen Organen vor.
Oft wurde der Mangel an Digitalisierung in öffentlichen Organen kritisiert. Selten bekamen die verantwortlichen Mitarbeitenden konkrete und praktische Handlungsanleitungen und Tipps.
Am Nachmittag wurden drei Workshops angeboten. Die Teilnehmenden bekamen die Möglichkeit, ihre Anliegen mit drei Experten zu bearbeiten. Die Datenschutzbeauftragte stellt auf ihrer Website einen grossen Schatz an Informationen und Hilfsmitteln zur Verfügung, auch zur Entscheidungshilfe für den Einsatz digitaler Tools. Ihr Abteilungsleiter Recht, Jörg Eckardt, zeigte, wie beispielsweise die Checkliste im Leitfaden Bearbeiten im Auftrag gute Dienste leistet. Dies an einem Fallbeispiel aus der Beratungspraxis. Marcel Griesinger, Dozent der ZHAW, erarbeitete anhand des Leitfadens zur Informationssicherheit in Volksschulen, herausgegeben und publiziert durch die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich, einen Überblick zur Umsetzung einer nachhaltigen Informationssicherheit. Mit Bernhard Stüssy, stellvertretender Abteilungsleiter Überlieferungsbildung des Staatsarchivs, wurden die datenschutzrechtlichen Aspekte bei der digitalisierten Archivierung eruiert.
Die Datenschutzbeauftragte bot spezifisch angepasste Weiterbildungen an für unterschiedliche Zielgruppen.
Insgesamt führte die Datenschutzbeauftragte 29 Weiterbildungen durch. Dazu gehörten Beiträge zu den CAS Datenschutzverantwortliche, CAS Sozialhilfe und CAS Kindes- und Erwachsenenschutzrecht (KESR) an der ZHAW.
Die Datenschutzbeauftragte bot spezifisch angepasste Weiterbildungen an für unterschiedliche Zielgruppen. Sie trug mit einem Referat zu Datenschutz in der Einwohnerkontrolle zum Fachseminar des Verbands Zürcher Einwohnerkontrollen bei. Lernende der öffentlichen Verwaltung in kaufmännischer Ausbildung bekamen eine Einführung in die Themen Amtsgeheimnis und Datenschutz. Die Datenschutzbeauftragte unterstützte eine Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde mit einer Fallbesprechung und vertieften Informationen zur Verbesserung der Informationssicherheit.
Im Jahr 2022 publizierte der Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV) das E-Book «Kompetent in Behörde und Verwaltung». Die Datenschutzbeauftragte trug das Fachkapitel Datenschutz zu dieser Publikation bei.